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Alerte JOB – le Pôle recherche un(e) Office Manager & Executive Assistant

Description du Pôle :

Le Pôle MecaTech est le pôle de compétitivité wallon du génie mécanique qui rassemble les acteurs industriels, de recherche et de formation, qui utilisent ou offrent des solutions technologiques avancées : Advanced materials, Advanced manufacturing, Mechatronics, Data technologies.

Le Pôle MecaTech met en œuvre un ensemble d’actions (montage de projets innovants collaboratifs, réseautage, conseils, accompagnement à la transition numérique, missions à l’international, …) visant l’augmentation de la compétitivité des entreprises wallonnes.

Le Pôle MecaTech compte 300+ membres dont 190 entreprises cumulant une valeur ajoutée de 1,6 milliards d’euros et 13.500 emplois directs en Wallonie. Depuis sa création, le Pôle MecaTech a labellisé plus de 130 projets d’innovation collaborative, d’investissement et de formation pour un budget de plus de 370 millions d’euros.

Description de la fonction

Le Pôle MecaTech recherche un(e) Office Manager & Executive Assistant

Vos responsabilités sont les suivantes :

Gestion administrative :

  • Gestion quotidienne : courrier, classement, etc.
  • Point de contact avec les différents fournisseurs et prestataires de service ;
  • Soutien au Directeur Général ainsi qu’aux différents directeurs (gestion agenda et plannings opérationnels des équipes de Direction) ;
  • Préparation des réunions : CA, AGO et AGE ;
  • Organisation des réunions hebdomadaires d’équipe et réunions mensuelles « revue des objectifs » ;
  • Gestion des affiliations et de la base de données des membres ;
  • Gestion des demandes d’études de marchés.

Gestion ressources humaines :

  • Secrétariat social ;
  • Suivi des prestations ;
  • Contrats.

Comptabilité :

  • Comptabilité quotidienne et point de contact avec le comptable ;
  • Etablissement des déclarations de créance à soumettre aux différentes sources de financement.

Projets :

  • Support administratif des dossiers « Projets » : réservation salles, catering, hôtels, etc.

Communication :

  • Gestion réunions organisées au Pôle : accueil, catering, etc. ;
  • Organisation de visites d’entreprises en coordination avec les équipes de terrain ;
  • Support événements Mecatech : mise en place, accueil, etc. ;
  • Relecture newsletters, brochures, dossiers « Projets », rapport d’activités, etc.

Les qualifications requises pour la fonction d‘Assistant(e) de direction comprennent :

  • une expérience d’au moins 5 ans dans un rôle similaire ;
  • une excellente maîtrise du français. La connaissance de l’anglais est un plus ;
  • une connaissance des programmes Interreg est un atout (gestion financière et administrative, déclarations de créance, etc.) ;
  • une excellente maîtrise des outils MS Office ;
  • le sens des responsabilités et de l’organisation, de la méthode, de la rigueur et de la polyvalence ;
  • une excellente capacité d’écoute, d’analyse et de conseil.

Offre :

  • Un cadre de travail dynamique (petite équipe motivée) avec l’esprit d’entreprise ;
  • Une fonction variée dans laquelle on n’a pas le temps de s’ennuyer ;
  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
  • Prise de fonction immédiate.

Lieu de travail :

Spy, Parc Crealys.

Contact :

info@polemecatech.be | 081.20.68.50

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